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慰謝料請求のための内容証明郵便の書き方を詳しく解説
内容証明郵便の内容そのものに制限はありませんが、内国郵便約款の規定により字数や行数、形式が決まっています。
どのような決まりがあるのか、簡単に手順を追って説明いたします。
文房具店や裁判所内の売店などで内容証明用の原稿用紙も販売されていますが、どのような種類の用紙を使用しても構いません。
サイズも一般的にA4判の用紙が使われていますが、制限はなく自由です。
封筒の種類も自由です。
郵便局で文章の形式が正しいか確認しますので、封をしないで持参してください。
手書きの場合、筆記具は自由ですが、ボールペンなどインクの出る筆記具を用いるのが一般的です。
ワープロやパソコンなどで作成しても構いません。
縦書き、横書きどちらでも構いません。
のいずれか
用紙1枚につき520字までとされています。
これは表裏合わせての字数ですから、用紙の表に520字書いた場合、裏には1字も書いてはいけません。
内容証明では半角も1字として計算します。
句読点も記号も1つ1字として計算します。
カッコは対応する一対のカッコを合わせて１字とします。
枚数に制限はありませんが、複数の枚数になる場合はのりやホッチキスなどで綴り、そのつなぎ目に署名捺印で使用するものと同じ印鑑で契印します。
使用する文字は、仮名文字（ひらがな、カタカナ）、漢字、数字（算用数字、漢数字）、句読点、カッコ、記号（単位など一般的なものに限る）に限られます。
記号は「メートル」、「パーセント」などカタカナで記載するのが確実でしょう。
ただし、氏名や会社名などの固有名詞は英字の使用が可能です。
相手方への送付用、郵便局の保管用、自分の保管用として同文の手紙が3通必要となります。内容が同一であれば作成方法は自由ですので、3通とも手書きしても良いですが、1通を作成してそれをコピーしても構いません。
表題はあってもなくてもどちらでも良いですが、一般的には「通知書」、「請求書」などと表題をつけた内容証明郵便が多いようです。
時候のあいさつや結び文なども自由です。
長々と書くと、自分の不利益になるような文言が入る恐れもありますので、できるだけ必要な点だけを簡潔に書くことを心掛けましょう。
記載もれや金額などの間違いがないよう、念入りにチェックしましょう。
字句を訂正する場合は、訂正前の字句が分かるようにする必要があるため、修正液などで塗りつぶしたりはできません。
訂正する箇所を二本線で消し、訂正後の字句を隣の余白に書き、「○字削除 ○字加入」と欄外や末尾に記入して押印します。末尾余白に記入する場合は、「○行目 ○字削除 ○字加入」と明記しましょう。
手紙と封筒には受取人、差出人の住所・氏名を記入します。
通常は手紙文の末尾余白に記入しますが、手紙の文頭でも文中でも構いません。
手紙と封筒に記入した受取人、差出人の住所・氏名は同一である必要があります。
一般的に差出人の名前の下に印鑑を押しますが、法律上の決まりではありません。
しかし、差出意思の真実性を高めるためにも署名の際、押印は必要です。
内容証明郵便は手紙の内容のみを証明するものであるため、手紙以外に資料などを同封することは認められていません。
したがって、借用書のコピーや写真などの資料を相手方へ送付したいときは、内容証明郵便とは別に発送する事となります。
インターネットによる電子内容証明郵便を除き、内容証明郵便は郵便局の窓口に差し出さなければなりません。
内容証明は、集配事業所または日本郵便の指定した事業所での取り扱いとなりますが、大きな郵便局ではたいてい取り扱っています。事前に郵便局へ問い合わせて確認しましょう。
取り扱い窓口に3通の手紙と封筒を提出し、内容証明郵便として配達証明付きで送りたい旨を告げます。
手紙の形式を確認してもらい、費用を支払って、局員の前で封をします。
郵便局から内容証明の控え1通と「書留・配達記録郵便物受領書」を受け取ります。
内容証明郵便は一般書留とする必要があります。
その他、配達証明、速達、配達日指定、引受時刻証明、本人限定受取、特別送達の取り扱いができます。
内容証明郵便を依頼しただけでは配達証明を付けてもらえませんので、必ず配達証明を付ける旨を告げましょう。
1枚の内容証明を定形郵便で、配達証明を付けて送付した場合、上記の合計で1,252円となります。
速達扱いにしますと、別途280円（250グラムまで）が加算されます。
※料金は変わることがありますので、窓口にて確認してください。
配達証明付きの内容証明郵便が相手方に届くと、数日中に「郵便配達証明書」というハガキが送付されますので、大切に保管してください。
インターネット上で内容証明郵便を送るサービスもあります。
パソコンで文書を作成してインターネットで新東京郵便局へ送信すれば、郵便局の方で内容証明の処理をやってくれるシステムです。ホームページ上から24時間いつでも送ることができます。
用紙や封筒も郵便局で用意してもらえるうえ、3通分の手紙の印刷、封筒の宛名印刷、封入れ、発送まですべてやってもらえます。
電子内容証明郵便では文字数の制限が緩和されており、通常の内容証明郵便の規定による文字数では約3枚分の文書が、電子内容証明では1枚に記載できます。
また、差出人が証拠の謄本として保管すべき1通は、郵便局から差出人宛てに送られてきます。（謄本送付料金が別途かかります）
なお、事前に利用登録が必要なため、くわしくは電子内容証明郵便サービスのホームページをご覧ください。
